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Gerenciamento e Liberação de Permissões de Usuários

Este artigo tem como objetivo orientar o processo de consulta e liberação de permissões de usuários no Portal, apresentando os principais perfis de acesso disponíveis e as responsabilidades envolvidas na administração desses acessos.

Como funcionam as permissões de usuários

As permissões são concedidas através da vinculação de Perfis de Acesso ao cadastro do usuário. Cada perfil determina quais funcionalidades, consultas, cadastros ou ações estarão disponíveis dentro do sistema.

Ao solicitar a criação ou alteração de acesso, é necessário identificar quais atividades o usuário deverá executar no Portal para então vincular os perfis correspondentes.

As permissões estão organizadas por módulos, sendo os principais:

  • Geral
  • Emissão de NF-e
  • Emissão de MDF-e
  • Recebimento de NF-e
  • Recebimento de NFS-e

Perfis do Módulo Geral

Empresas

Os perfis relacionados ao cadastro de empresas controlam o nível de acesso às informações cadastrais:

Perfil Descrição
Empresas: Cadastro Permite consultar e cadastrar novas empresas, incluindo upload de certificado digital.
Empresas: Cadastro Parcial Permite visualizar todos os campos e alterar informações, exceto certificado digital.
Empresas: Certificado Digital Permite alteração exclusivamente dos dados de certificado digital.
Empresa: Visualização Permite apenas consulta dos dados da empresa.

Importante: Usuários que utilizam o emissor de MDF-e devem possuir ao menos um dos perfis relacionados à Empresa.

Contatos

Perfil Descrição
Contato: Cadastro Permite criar, editar, visualizar e excluir contatos.
Contato: Visualização Permite apenas visualizar contatos cadastrados.

Importante: Usuários que utilizam o emissor de MDF-e devem possuir ao menos um dos perfis relacionados a Contatos.

Perfis de Emissão de NF-e

Os principais perfis deste módulo são:

Perfil Finalidade
Dashboard NF-e Acesso aos indicadores e gráficos da operação.
Consulta NF-e Consulta e gerenciamento das NF-e transmitidas.
Emitir Carta de Correção Permite emissão de Carta de Correção Eletrônica (CC-e).
Emissão NF-e Permite emissão de notas fiscais eletrônicas.
Cancelamento NF-e Permite realizar cancelamentos quando aplicável.

A concessão destes perfis deve considerar as atividades operacionais que o usuário executará.

Perfis de Emissão de MDF-e

Os perfis relacionados ao MDF-e permitem:

  • Emissão de MDF-e;
  • Consulta de documentos emitidos;
  • Encerramento de MDF-e;
  • Cancelamento de MDF-e;
  • Acompanhamento operacional dos documentos.

Para utilização adequada do módulo, o usuário também deve possuir os perfis necessários de Empresa e Contato.

Perfis de Recebimento de NF-e

O módulo de Recebimento de NF-e possui diversos perfis específicos para controle operacional.

Consultas e Downloads

Perfil Função
NF-e Recebida: Consultar Consulta e visualização das NF-e recebidas.
NF-e Recebida: Download de DANFE Download do DANFE.
NF-e Recebida: Download de XML Download do XML da NF-e.
NF-e Recebida: Download de XML (Protocolado) Download do XML protocolado pela SEFAZ.
NF-e Recebida: Envio por E-mail Envio dos documentos por e-mail.

Operações

Perfil Função
NF-e Recebida: Ignorar Permite marcar documentos como ignorados.
NF-e Recebida: Manifestação Permite realizar a Manifestação do Destinatário.
NF-e Recebida: Monitor Acesso ao monitor de recebimento.
NF-e Recebida: Relatório Geração e exportação de relatórios.
NF-e Recebida: Validação Acesso às validações fiscais e tributárias.

Perfis Avançados de Validação

Também existem perfis específicos para ambientes que utilizam processos de validação automatizada:

  • Consultar validação de pedido de compra;
  • Consultar validação fiscal;
  • Consultar validação tributária;
  • Gerenciamento master de validações;
  • Gerenciar validação de pedido de compra;
  • Gerenciar validação fiscal;
  • Gerenciar validação tributária;
  • Gerenciar vínculo;
  • Excluir anexos.

Esses perfis devem ser concedidos apenas quando houver necessidade operacional claramente definida.

Perfis de Recebimento de NFS-e

Os perfis deste módulo permitem:

  • Consulta de NFS-e recebidas;
  • Visualização de documentos vinculados;
  • Acesso a informações de transporte;
  • Operações de aceite quando aplicável.

A concessão deve seguir a necessidade operacional do cliente.

Procedimento para Liberação de Acesso

Ao receber uma solicitação de criação ou ajuste de permissões:

  1. Identificar as atividades que o usuário executará.
  2. Validar quais módulos serão utilizados.
  3. Vincular os perfis de acesso adequados.
  4. Confirmar se existem dependências entre perfis (ex.: MDF-e requer perfis de Empresa e Contato).
  5. Solicitar ao usuário que realize novo login após a alteração das permissões.
  6. Validar o acesso juntamente com o solicitante, quando necessário.

Cliente PepsiCo

Para o cliente PepsiCo, o gerenciamento de usuários possui uma particularidade importante. A PepsiCo possui uma página própria para manutenção de usuários denominada:

Gestão de Autenticação e Autorização de Usuários PepsiCo

Localização:

Menu Lateral > Configurações > Gerenciamento > Usuários

Responsabilidades

A própria PepsiCo é responsável por:

  • Criar novos usuários;
  • Alterar usuários existentes;
  • Vincular ou remover permissões;
  • Realizar a manutenção dos acessos de seus colaboradores.

A equipe de suporte não deve realizar o gerenciamento direto dos usuários da PepsiCo.

Nos casos de divergência de acesso ou permissões inconsistentes no Portal, nossa responsabilidade é em primeiro lugar solicitar para que o usuario verifique com o time interno pepsico User Provisioning para validação inicial das permissões.

Segundo ponto seria utilizar a tela de Gestão de Autenticação e Autorização de Usuários PepsiCo apenas para consulta e validação das permissões configuradas, apoiando a análise do incidente reportado.